Een niet goed functionerende werknemer; wat nu?

Verbeterpunten die kenbaar gemaakt worden aan een werknemer, leiden niet zelden tot de nodige stress bij de werknemer. Zij denken mogelijk hun baan op korte termijn te verliezen, met een knauw voor het zelfvertrouwen en financiële zorgen en onzekerheid voor de toekomst als gevolg. Let wel, achter elke werknemer staat veelal een partner en soms ook een gezin met kinderen, die financieel afhankelijk zijn van de inkomsten van de werknemer. Kortom; oog voor het borgen van de vitaliteit van de werknemer is zeer belangrijk als het gaat over het functioneren van de werknemer. Niemand heeft er baat bij als de werknemer uitvalt.

Communicatie is dan ook zeer zeker het sleutelwoord in combinatie met personeelsbeleid, waarin processen duidelijk zijn omschreven en die ook worden nageleefd. Het opbouwen van een functioneringsdossier vergt zorgvuldigheid en tijd. Een aantal klassenbezoeken plannen in een paar maanden is niet de manier en ook niet voldoende.

Ontslagbescherming

De werkgever moet heel wat hordes nemen, wil het kunnen leiden tot een dossier dat compleet is en als functioneringsdossier kan dienen, waarop eventueel een beëindiging kan volgen. Werknemers, zeker die met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, hebben ontslagbescherming. Wat betekent dat als het gaat om ‘disfunctioneren’? In het Burgerlijk Wetboek staan in hoofdstuk 7, artikel 669, mogelijke aanleidingen om de arbeidsovereenkomst te beëindigen. Ook ‘disfunctioneren’. Hiervan is sprake als de werknemer ongeschikt is tot het verrichten van de arbeid, mits hij hiervan tijdig in kennis is gesteld en hij in voldoende mate in de gelegenheid is gesteld om zijn functioneren te verbeteren.

Hieraan wordt toegevoegd dat de ongeschiktheid niet het gevolg mag zijn van onvoldoende scholing of de arbeidsomstandigheden. Ook moet onderzocht worden of plaatsing in een andere functie mogelijk is. Een opzegverbod zal een verzoek tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst ook verhinderen. Dit geldt in ieder geval voor de omstandigheid dat het niet goed functioneren zijn oorzaak zou vinden in ziekte of gebrek. De werkgever moet het disfunctioneren in ieder geval tijdig en voldoende aannemelijk maken. Maar daarmee ben je er nog niet.

Gelegenheid

Het gaat niet alleen om de constatering omtrent het niet naar behoren functioneren. De werknemer dient ook voldoende gelegenheid te krijgen om het functioneren te verbeteren. Het is daarbij aan de werkgever om concreet aan te geven waar de verbeterpunten zitten. Een verbetertraject moet gebaseerd zijn op gesprekken, die een werkgever periodiek met de werknemer voert over het (toekomstig) functioneren van de werknemer. De werkgever dient deze gesprekkencyclus te baseren op een regeling, die in overleg met de PGMR tot stand is gekomen. In deze regeling moet vastgelegd zijn wat het doel, het onderwerp, de frequentie en de procedure van de gesprekken is. Een functioneringsgesprek dient vooraf duidelijk kenbaar te zijn voor de werknemer. Over deze status mag geen enkele twijfel bestaan.

Ook hoort de werknemer een redelijke voorbereidingstijd te krijgen voor dit gesprek. Een gesprek met als onderwerp ‘even bijpraten’ kan derhalve ook niet achteraf als gesprek met als status ‘functioneringsgesprek’ worden betiteld. Zeer van belang is te beseffen dat aan een functioneringsgesprek geen rechtspositionele consequenties kunnen worden verbonden. Dit kan wel het geval zijn als een beoordelingsgesprek wordt gevoerd.

Voorwaarden voor een beoordelingsgesprek zijn, onverminderd de voorwaarden die ook gelden alvorens een functioneringsgesprek kan worden gevoerd, dat voorafgaande aan zo’n beoordelingsgesprek tenminste meer dan één functioneringsgesprek moet zijn gevoerd. De regelgeving spreekt immers van ‘functioneringsgesprekken’. Aan een beoordelingsgesprek kunnen wel rechtspositionele consequenties worden verbonden.

Heel traject

Kortom; een functioneringsdossier is een proces wat niet een-twee-drie is afgerond. Het vergt constante monitoring, zorgvuldigheid en verslaglegging. De werknemer moet niet plots geconfronteerd worden met de wens tot beëindiging, omdat hij niet naar behoren zou functioneren. Als het goed is, is hieraan al een heel traject voorafgegaan. Ook herplaatsing verdient daarbij aandacht. Als herplaatsing niet mogelijk blijkt, ook niet na scholing binnen een redelijke termijn, dan zal de werkgever dit goed moeten motiveren. De kantonrechter bekijkt of er een verbetertraject is doorlopen (vaak gedurende zes maanden) en of dit zonder verbetering is gebleven. Het gaat dan om objectieve criteria. Verslaglegging is hierbij onontbeerlijk. Het is aan te bevelen de werknemer tijdens het traject coaching of andere faciliteiten aan te bieden, waarvan de werknemer aangeeft deze nodig te hebben in het traject.

Er zijn helaas ook werkgevers die een zorgvuldig proces ten aanzien van het functioneren, al dan niet bewust, negeren c.q. naast zich neerleggen. Zij denken te volstaan met een mededeling in de trant van: “We zien het niet meer met je zitten” of “Ik ben klaar met je”, zonder dat hieraan voorafgaand sprake is geweest van gesprekken, laat staan van een verbetertraject, inclusief dossieropbouw. Het behoeft verder geen betoog dat zulke werkgevers doorgaans een dure les leren in de rechtszaal.

Erop gokken dat een werknemer met onplezierige gesprekken en een beëindigingsovereenkomst, plus wat geld kan worden afgewimpeld, is niet aan te raden. Niet zelden leidt dit tot een zeer kostbare zaak voor de werkgever. Een werkgever loopt dan ook het nodige risico in het geval een functioneringsdossier incompleet is. De kantonrechter zal de arbeidsovereenkomst doorgaans niet ontbinden. En als de kantonrechter concludeert dat er sprake is van ernstige verwijtbaarheid, zal toekenning van een forse vergoeding aan de werknemer het gevolg kunnen zijn.