1. Hybride teamwork betekent duidelijke doelen stellen
Als je in een hybride team werkt, kan het zijn dat je minder contact hebt met collega’s dan wanneer je altijd fysiek samenwerkt. Even snel overleggen of iets controleren gebeurt dan minder vaak. Maar geen zorgen. Hier kun je iets aan doen. Het is belangrijk om samen duidelijke doelen te stellen. Praat met elkaar over wat je van elkaar en het team verwacht en wat jullie willen bereiken. Maar hier duidelijke afspraken over. Zorg ervoor dat je regelmatig (online) bij elkaar komt om te bespreken hoe het gaat. Zo blijf je goed op de hoogte en kun je als team samenwerken om jullie doelen te bereiken. Ongeacht waar je werkt.
2. Breng activiteiten en taken in kaart
Het is handig om vooraf te bedenken wie wat doet en waar, wanneer en hoe dat gebeurt. Dus zet alle activiteiten op een rijtje en bespreek wie welke taken op zich neemt. Overleg met elkaar hoe jullie elkaar kunnen ondersteunen. Vergeet niet om ook teamactiviteiten te bespreken. Van creatieve brainstormsessies en belangrijke voorgangsgesprekken tot gezellige vrijdagmiddagborrels: alles kan op de agenda. Zo wordt hybride samenwerken niet alleen effectief, maar ook gezellig.
3. Wanneer zien jullie elkaar?
Maak afspraken met je collega’s over hoe jullie elkaar ontmoeten tijdens het hybride werken. Bedenk hoe vaak jullie elkaar fysiek willen zien en spreek af welke activiteiten dan het meest geschikt zijn. Een brainstormsessie werkt vaak beter als jullie fysiek samen zijn, terwijl je voor een snelle check-in makkelijk online kunt afspreken. Je kunt bijvoorbeeld ook bepalen dat jullie voor belangrijke meetings altijd op kantoor zijn. Je hoeft geen vaste kantoordag afspreken. Jij en je collega’s kunnen ook in jullie agenda aangeven wanneer je op kantoor bent. Zo plan je slim en snel jullie vergaderingen in.
4. Altijd in contact: zo bereik je jouw collega’s
Als je goed wilt communiceren binnen je team, is het belangrijk om na te denken over hoe je dat doet. Wil je bijvoorbeeld iedereen op hetzelfde moment informeren of juist individueel? En welke kanalen gebruik je daarvoor? Denk aan e-mail, bellen, Whatsapp, Teams, Zoom, enzovoorts. Elk kanaal heeft zijn voor- en nadelen. Maak daarom samen afspraken over welk kanaal je gebruikt voor welke informatie. Zo voorkom je misverstanden en chaos. Vergeet ook niet om duidelijke afspraken te maken over je bereikbaarheid. Bij hybride werken is niet iedereen op hetzelfde moment beschikbaar. Stem daarom verwachtingen over bereikbaarheid met je collega’s af.
5. Online vergaderen zonder chaos
Online vergaderen is een belangrijk onderdeel van hybride werken. Maar hoe voorkom je dat je te vaak of te lang in een meeting zit? Nou, zo dus. Bedenk vooraf of het echt nodig is om aanwezig te zijn of dat een korte samenvatting na afloop volstaat. Als je toch bij het overleg moet zijn, zorg er dan voor dat je vooraf agendapunten opstelt. Kies een gespreksleider die de tijd en de agendapunten in de gaten houdt. Om online-chaos te voorkomen, spreek je ook af hoe je op elkaar reageert: steek je een digitaal handje op, gebruik je de chatfunctie of begin je gewoon te spreken. Zorg ook dat iedereen actief mee blijft doen. Stel bijvoorbeeld gerichte vragen aan iemand. En vergeet niet om vooraf te vragen hoe het met je collega's gaat.
