Privacy op de werkvloer

AVG: regels voor gegevensbescherming

De regels over het beschermen van jouw gegevens zijn vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit is een regelgeving van de EU om persoonsgegevens te beschermen. De AVG verplicht werkgevers om open te zijn over persoonsgegevens: welke gegevens ze verzamelen, met welk doel en hoe lang ze de gegevens bewaren. Ook moeten ze persoonsgegevens goed beveiligen.

Lees meer over de AVG >

Wat mag een werkgever vragen tijdens een sollicitatie?

Tijdens je sollicitatie kun je bepaalde vragen verwachten. Wanneer mag je werkgever een kopie van je identiteitsbewijs vragen? Welke vragen mag een werkgever over je gezondheid stellen? En onder welke voorwaarden mag een werkgever je vragen om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)? Lees er hieronder meer over.

Vragen naar je identiteitskaart

Een werkgever mag geen kopie van je identiteitsbewijs vragen bij je sollicitatie. Wel mag de werkgever je vragen je identiteitsbewijs te laten zien. Word je aangenomen? Dan is de werkgever verplicht een kopie van je identiteitsbewijs te hebben.

Vragen naar je gezondheid

Een werkgever mag niet vragen naar je gezondheid, een eventuele zwangerschap of jouw ziekteverzuim in het verleden. Heb je een ziekte of beperking die direct van belang is voor de functie waarop je solliciteert? Dan ben je verplicht dat te melden tijdens je sollicitatiegesprek. Het is direct van belang als je vanwege je ziekte of beperking belangrijke onderdelen van de functie niet kunt uitvoeren.

Vragen naar een VOG

Screenen betekent dat een werkgever informatie over jou opvraagt om te checken of jij betrouwbaar bent. Voor sommige beroepen, bijvoorbeeld in de kinderopvang en het onderwijs, is screening verplicht. Een werkgever kan jou bijvoorbeeld screenen door referenties te bellen of te vragen om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Jouw werkgever mag jou alleen screenen als daar een goede reden voor is. Daarnaast mag je werkgever alleen gegevens opvragen die relevant zijn voor de functie waarop je solliciteert. Ook moet hij jou laten weten dat er een screening is. Bij het verwerken van jouw gegevens moet de werkgever zich houden aan de AVG.

Veilig een kopie maken van je identiteitsbewijs

Een werkgever is wettelijk verplicht om een kopie van het identiteitsbewijs van elke werknemer in de loonadministratie te bewaren. Deze kopie hebben werkgevers onder andere nodig voor het goed registreren van hun werknemers bij de Belastingdienst, verzekeringen en pensioenfondsen of om loon uit te betalen. Jouw werkgever moet zorgvuldig omgaan met deze persoonsgegevens, om het risico op fraude te verkleinen.

Bewaren van persoonsgegevens

Als je ergens wilt werken, verstuur je sollicitatiebrieven en je cv. Soms is een medische keuring onderdeel van de sollicitatieprocedure. Heb je de functie niet gekregen? Dan is het gebruikelijk dat het bedrijf waar je solliciteerde je gegevens uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure vernietigt. Je kunt wel toestemming geven om je gegevens langer te bewaren. Bijvoorbeeld voor het geval er in de toekomst een nieuwe vacature komt.

Mogen camera's op de werkvloer?

Een werkgever mag camera's ophangen op de werkvloer. Maar je werkgever moet zich wel aan de regels voor cameratoezicht houden. Deze regels staan in de AVG. Zo mag een werkgever camera’s gebruiken om werknemers en eigendommen te beveiligen, maar niet om je aan te spreken op hoe je functioneert. Ook gelden er extra regels bij het plaatsen van verborgen camera’s.

Privacy van werknemers op internet onder werktijd

Je hebt recht op privacy, ook op de werkvloer. Jouw werkgever mag dus niet zomaar bijhouden wat jij op internet doet tijdens werktijd. Wettelijk gezien kan een werkgever privégebruik van internet onder werktijd niet verbieden. Het bijhouden van wat werknemers doen op hun werkcomputer is een verwerking van persoonsgegevens. Datzelfde geldt voor wat werknemers doen via de internetverbinding van werk. Dit valt onder de AVG. Ontslag door privégebruik van internet onder werktijd is dus niet zomaar toegestaan. Zolang de werknemer het internetgebruik beperkt, heeft een werkgever geen reden om dit in de gaten te houden.

Uitzonderingen monitoren internet onder werktijd

De regels rondom internetgebruik kunnen wel verschillen per bedrijf. Natuurlijk gelden uitzonderingen als bepaald internetgebruik zorgt voor onder andere beveiligingsrisico's (een virus) of juridische risico's (het plegen van een misdrijf). Ontslag vanwege internetgebruik onder werktijd is niet zomaar toegestaan. Zolang de werknemer geen kwaad doet met zijn computer- of internetgebruik en privégebruik tot een minimum beperkt, is er voor de werkgever geen reden om in te grijpen of te monitoren.

Privacy van werknemers bij ziekte

Als je ziek wordt, wisselen verschillende partijen gegevens over jou uit. Je werkgever, de arbodienst of bedrijfsarts en het UWV bijvoorbeeld. Het is belangrijk dat jouw privacy daarbij in het oog wordt gehouden. Een werkgever mag niet informeren naar wat je precies hebt en wat de reden daarvan is. Alleen de arbodienst en bedrijfsarts mogen medische gegevens verwerken. Wel mag je werkgever vragen wanneer je verwacht weer aan de slag te kunnen en of er lopende werkzaamheden zijn waar nog iets mee moet gebeuren. Ook kan hij de arbodienst of bedrijfsarts inschakelen om jouw situatie te beoordelen. De arbodienst en bedrijfsarts mogen alleen noodzakelijke informatie doorgeven aan je werkgever. Bijvoorbeeld gegevens die nodig zijn om te beoordelen of je loon moet worden doorbetaald.

Privacy van werknemers op social media

Officeel mag een werkgever niet zomaar de social media van werknemers of sollicitanten controleren. Dit mag alleen als het noodzakelijk en relevant is. Maar die regel is moeilijk om te controleren. Wees je daarom bewust van wat werkgevers op jouw social media kunnen vinden. Houd er rekening mee dat je leidinggevende en collega’s mogelijk ook jouw posts lezen, als je jouw account niet afschermt. Heeft jouw werkgever geen gedragsregels op protocol voor het gebruik van internet? Dan gelden algemene gedragsregels.