Om de zorg toekomstbestendig te houden, zoeken zorgorganisaties naar oplossingen die tijd besparen én kwaliteit van zorg toevoegen. Zo ook de Friese zorgorganisatie Patyna, die zich onder andere focuste op de administratieve lasten van de zorgverleners. Zij gaven aan dat er vooral veel tijd opgeslokt werd door de rapportages, vertelt Inès van Beek, projectleider van het spraakgestuurd rapporteren: ‘Daarnaast kon de inhoudelijke kwaliteit van de rapportages omhoog, zodat alles wat in de rapportage staat relevant is en er geen overbodige informatie genoteerd wordt.’
Pilot
Als hun softwareleverancier aankondigt een systeem met spraakgestuurd rapporteren te lanceren, grijpt de zorgorganisatie deze kans met beide handen aan. In september 2022 starten drie teams in de thuiszorg met een pilot. Hierbij wordt de rapportage niet via het toetsenbord genoteerd, maar kunnen zorgverleners de rapportage inspreken. De spraakcomputer werkt dit uit in tekst. Na een training gaan de zorgverleners ermee aan de slag. Wijkverpleegkundige Sanne Hofman is direct enthousiast als ze van de nieuwe plannen hoort: ‘Spreken gaat sneller dan typen, en door mijn dyslexie las ik mijn rapportages meerdere keren na op spelfouten. Dat hoeft nu niet meer, want de spraakcomputer zet de woorden er foutloos in. Zelfs de punten en komma’s staan op de juiste plek.’
Rapporteren via SOAP
Maar het inspreken is niet het enige wat nieuw is voor de zorgverleners. Ook wordt methodisch rapporteren via de SOAP-methode ingevoerd: Subjectief: Wat de cliënt zegt over zijn eigen belevingen. Objectief: De directe observatie van de situatie door de zorgverlener. Met andere woorden: het gedrag van de cliënt zoals de zorgverlener dit waarneemt. Analyse: Een conclusie getrokken uit de subjectieve en objectieve gegevens die de zorgverlener heeft verzameld. Plan: Wat de zorgverlener vervolgens gaat doen. Ook hierover is wijkverpleegkundige Hofman positief: ‘Methodisch rapporteren probeerden we eerder van de grond te krijgen, maar dat was lastig. Met dit nieuwe systeem móet je wel volgens de SOAP-methode werken, omdat je bij elke letter van SOAP een tekstvak hebt. Daardoor zijn de rapportages veel relevanter geworden. Voorheen werden er wel eens onnodige zaken gerapporteerd. Als er bijvoorbeeld in het zorgplan staat dat meneer Jansen elke dinsdag gedoucht moet worden, dan stond er in de rapportage van dinsdag: meneer is gedoucht. Dat is overbodig, want je hoeft niets te rapporteren als de zorg niet afwijkt van het zorgplan.’
Geen lappen tekst
Ook vindt Hofman dat de rapportages nu overzichtelijker zijn geworden. Lange lappen tekst die geschreven zijn nadat een cliënt bijvoorbeeld gevallen is, zijn verleden tijd: ‘Ik heb nu in een paar tellen een update gelezen en weet of ik nog iets moet oppakken of niet.’ De zorgverlener kan kiezen of de rapportage getypt of ingesproken wordt. Naast het tekstvak staat een microfoontje, waarmee de zorgverlener de rapportage kan inspreken. Het is de bedoeling dat de rapportages ingesproken worden in bijzijn van de cliënt. Zo wordt hij betrokken bij de rapportage en kunnen mogelijke foutjes direct gecorrigeerd worden. Hofman: ‘Ik sprak bijvoorbeeld in dat de cliënt last had van zijn rechterschouder. Toen zei hij: “Nee, het is mijn rechterelleboog.” Normaal heb je de neiging om de rapportage op het eind in stilte, of zelfs na je dienst te maken. Maar het is veel beter om in contact te blijven met de cliënt en transparant te zijn, in plaats van dat je in je eigen bubbel dingen noteert.’
Even wennen
Hofman geeft toe dat sommige collega’s wel moesten wennen aan deze nieuwe manier van werken. Zoals aan het hardop inspreken van de rapportage, waar de cliënt bij zit. ‘Dat kan wat ongemakkelijk voelen, je moet even een drempel over. Dat geldt ook voor de zorgverleners die Fries spreken, en voor de rapportages moeten omschakelen naar Nederlands.’ Verder zijn er volgens Hofman doelgroepen waarbij het spraakgestuurd rapporteren minder soepel kan verlopen: ‘Iemand met dementie kan het verwarrend vinden als je tegen je tablet begint te praten, en bij mensen met psychiatrische problematiek is het ook niet altijd handig. Het kan hen bijvoorbeeld triggeren als je hardop agressie benoemt.’
Resultaten pilot
Na een maand wordt de pilot geëvalueerd en worden de metingen naast elkaar gelegd. Hieruit blijkt dat een verpleegkundige per dienst 16 minuten bespaart door spraakgestuurd rapporteren en een verzorgende 7,5 minuut. Daarnaast gaat rapporteren via spraak gemiddeld 70 procent sneller dan rapporteren met het toetsenbord. De besparing per jaar voor een fte Verzorgende IG is ten minste 43 uur. Voor een fte Verpleegkundige is de besparing per jaar ten minste 93 uur.
Inspiratie
Patyna heeft inmiddels het spraakgestuurd rapporteren in alle thuiszorgteams van de organisatie geïmplementeerd. En dat inspireert anderen, vertelt Van Beek: ‘Andere zorgorganisaties kloppen bij ons aan om te vragen of dit een aanrader is. Mijn antwoord: jazeker. We hoopten dat na een jaar 30 procent van onze zorgverleners het ecd zouden inspreken. Dat aantal werd na een half jaar al bereikt, omdat medewerkers er zo enthousiast over zijn. De volgende stap is om dit intramuraal te implementeren.’
Meer zorgorganisaties starten pilots
Ook in Zuid-Limburg gaan zorgorganisaties op grote schaal spraakgestuurd rapporteren. Onder andere Sevagram, Levanto, Cicero en Vitalis-Parc Imstenrade starten met pilots. De tijdswinst kan hiermee oplopen tot 40 procent. De Zuid-Limburgse zorgorganisaties implementeren de software in een gezamenlijk project. Zij hebben hiervoor een overeenkomst met softwareleveranciers CareConnections en Tell James getekend. Volgens een woordvoerder kan de tijdswinst hiermee oplopen tot 40 procent.
(foto: Patyna)
